1. Objectifs de la politique de confidentialité :
L’organisme de cuisines collectives les Tabliers en folie s’engage à ne collecter, traiter et/ou partager une information permettant d’identifier un individu que lorsque ce dernier y a consenti, à moins que cela ne soit permis ou requis par la loi, auquel cas un consentement n’est pas requis.
La Politique a pour objectif d’informer ses membres, employé.e.s, bénévoles et bénéficiaires des raisons et de la façon dont l’organisme Les Tabliers en folie ou toute personne agissant en son nom, va collecter, utiliser, conserver et ultimement, détruire leurs renseignements personnels.
Aux fins de la présente Politique, on entend par « renseignements personnels » tous les renseignements sur une personne physique qui permettent de l’identifier. Dans la mesure du possible, nous anonymiserons ces derniers afin qu’ils n’identifient plus une personne.
2. Entrée en vigueur
La présente Politique s’applique à partir du 25 octobre 2023.
3. Les modalités de la collecte des renseignements personnels et du consentement
Nous nous engageons à obtenir un consentement éclairé avant de recueillir les renseignements personnels d’un individu. Si nous voulons utiliser les renseignements personnels à une nouvelle fin, nous décrirons l’utilisation prévue et demanderons à nouveau le consentement.
Nous nous engageons à ne jamais communiquer des renseignements personnels, autrement qu’en conformité avec la présente Politique, sauf si la loi nous y oblige ou le permet.
4. Renseignements personnels collectés
Nous protégeons tous les renseignements personnels recueillis. Parmi les renseignements personnels susceptibles d’être recueillis et utilisés, nous accordons une attention particulière notamment aux :
- Nom et coordonnées. Prénom et nom de famille, adresse courriel, adresse postale, numéro de téléphone et autres données semblables servant à communiquer avec vous.
- Données démographiques. Données vous concernant telles que votre âge, votre sexe, votre langue ainsi que votre revenu approximatif.
- Données de santé : Allergies ou intolérances alimentaires.
- Photographies, enregistrement audio ou vidéo : Avant de prendre la photo et tâche d’expliquer clairement quelle en sera l’utilisation. Tout individu a le choix d’être photographié ou non ou d’être enregistré (audio/vidéo) ou non.
- Autres données. D’autres données fournies lorsque vous utilisez notre site internet, notamment les données issues de Google Analytics.
5. Objectifs et finalités de la collecte de données
Voici les principales raisons pour lesquelles nous collectons des renseignements personnels :
5.1 Des membres/bénévoles/bénéficiaires :
- Pour fournir des services : l’organisme utilise les données pour faire fonctionner ses services ainsi que pour fournir une expérience enrichissante et sécuritaire à ses membres. Par exemple, les données recueillies permettent la création de groupes plus homogènes, aux intérêts, buts et attentes similaires.
- Pour la création de statistiques. L’organisme utilise des données afin de brosser un portrait global de l’ensemble de ses membres/utilisateurs/bénéficiaires. Ces données seront utiles pour la planification des futures activités, mais aussi à des fins de reddition de compte lors de demandes de financement.
- Pour satisfaire des obligations légales. L’organisme traite les données pour se conformer à la loi. Par exemple, nous utilisons l’âge de nos clients pour être sûrs de respecter nos obligations en matière de protection de la vie privée des enfants ou pour nous assurer que le client respecte l’âge requis pour participer aux cuisines.
5.2 Des employé.e.s
L’organisme les Tabliers en folie peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les employé.e.s. La constitution de tels dossiers a pour objet de :
- maintenir les coordonnées à jour ;
- documenter des situations de travail ou de bénévolat ;
- permettre, dans le cas des employé.e.s rémunéré.e.s, la réalisation des tâches administratives requises ou permises par la loi (payes, impôt sur le revenu, assurances collectives, etc.).
6. Gestion des renseignements confidentiels
La personne nommée à la direction de l’organisme des Tabliers en folie est la personne responsable d’assurer la protection des renseignements personnels. La direction peut déléguer cette responsabilité en le mentionnant par écrit au conseil d’administration.
La direction ou la personne responsable s’assure de la tenue d’un « Registre des incidents de confidentialité ». Un incident de confidentialité correspond à tout accès, utilisation ou communication non autorisés par la loi, d’un renseignement personnel, de même qu’à la perte d’un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.
Lorsqu’un.e employé.e ou un.e membre/participant/bénéficiaire constate un incident de confidentialité, il ou elle doit informer avec diligence la personne responsable de la protection des renseignements confidentiels dans l’organisme afin qu’il soit inscrit au Registre. L’employé.e ou le ou la participant.e doit, pour ce faire, remplir un formulaire de signalement et l’acheminer ensuite à la direction ou à la personne responsable.
Les informations concernant un incident de confidentialité, notées dans le registre, doivent être conservées pour une période de cinq ans.
Doit être colligé dans le formulaire de signalement :
- Une description des renseignements personnels touchés par l’incident ou, si cette information est inconnue, les raisons pour lesquelles il est impossible de fournir une telle description ;
- Une brève description des circonstances de l’incident ;
- La date ou la période à laquelle a eu lieu l’incident (ou une approximation si cette information n’est pas connue) ;
- La date ou la période à laquelle l’organisation s’est aperçue de l’incident ;
- Le nombre de personnes concernées par l’incident (ou une approximation si cette information n’est pas connue).
La personne responsable juge si l’incident présente un « risque sérieux de préjudice ». Les renseignements ainsi que les mesures prises afin de diminuer le risque qu’un préjudice sérieux soit causé aux personnes concernées sont notés au registre.
L’organisme de cuisines collectives des Tabliers en folie accorde la plus grande importance à la sécurité des renseignements personnels qui sont à sa disposition et s’engage à traiter ceux-ci suivant les lois en vigueur, et ce, uniquement pour les fins pour lesquelles ils sont recueillis tels que décrits à la présente politique ou dans un avis spécifique à cet effet.
7. Modalités d’accès et de contrôle des renseignements personnels
L’organisme Les Tabliers en folie s’assure que tous les renseignements personnels en sa possession sont aussi exacts, actuels et complets que nécessaire pour les fins pour lesquelles ils sont utilisés.
Un membre/bénéficiaire/bénévole a le droit de demander accès à ses renseignements personnels aux fins de vérification et de demander une correction si ces derniers sont inexacts. S’il croit que ses renseignements personnels sont inexacts ou s’il souhaite avoir accès à ses renseignements personnels, il peut faire une demande en utilisant les coordonnées de la personne responsable fournies à la fin de la présente politique. Cette personne devra répondre avec diligence dans un délai maximal de 30 jours, à la demande d’accès ou de rectification de ses renseignements personnels. Toutefois, par mesure de sécurité, il se peut que nous ayons besoin de vérifier l’identité de la personne qui demande ces informations.
Par ailleurs, il peut y avoir des circonstances où nous ne pourrons donner accès à ces renseignements personnels. Notamment, lorsque l’accès peut mener à la divulgation de renseignements personnels d’une autre personne et que cette personne refuse de consentir à la divulgation de ceux-ci ou lorsque des restrictions juridiques s’appliquent. Si une telle situation se présente, nous vous aviserons de la raison pour laquelle nous ne pouvons donner accès à ces renseignements personnels.
Si la demande concerne des données apparaissant sur des pages web ou des plateformes de tierces parties, veuillez contacter directement ces tierces parties.
8. Partage et raison du partage des renseignements personnels à des tiers
Nous ne partageons pas de renseignements personnels avec des entreprises, des organisations, ni des personnes extérieures à l’organisme de cuisines collectives Les Tabliers en folie, ainsi que dans les cas suivants :
- Avec votre consentement.
- Pour des raisons juridiques.
L’organisme Les Tabliers en folie s’engage à ne pas vendre ou louer vos renseignements personnels à une tierce partie.
Toutefois, les renseignements confidentiels peuvent être divulgués sans le consentement de la personne concernée si la vie, la santé ou la sécurité de celle-ci ou celle d’autrui, est menacée. La divulgation doit alors être effectuée de la façon la moins préjudiciable pour la personne concernée.
11. Recours
S’il s’avère que les renseignements confidentiels d’une personne ont été utilisés de façon contraire à une disposition de cette politique, cette personne peut déposer une plainte auprès de la direction générale de l’organisme Les Tabliers en folie, ou auprès du conseil d’administration si la plainte concerne le ou la directeur.trice général.e.
12. Témoins et technologies similaires
L’organisme de cuisines collectives Les Tabliers en folie peut utiliser des fichiers témoins (« cookies »), des balises Internet, des pixels invisibles, des fichiers journal ou autres technologies pour collecter certains renseignements personnels relatifs aux visiteurs sur nos sites Web, ainsi que sur les destinataires de nos infolettres, invitations et autres communications. Les témoins sont des éléments d’information transmis par le serveur au navigateur lors d’une visite du site Internet et qui permettent d’identifier de façon unique la connexion en cours. Ces données peuvent inclure des informations telles que votre adresse Internet (IP), le type de navigateur, la version du navigateur, les pages de notre site que vous consultez, l’heure et la date de votre visite, le temps de consultation et toutes autres statistiques.
Veuillez noter que notre site web pourrait contenir des liens ou renvois vers des sites de tierces parties. La présente politique cesse de s’appliquer au moment de quitter notre site web et l’organisme Les Tabliers en folie n’est pas responsable de la collecte ou du traitement de renseignements personnels par ces tiers ou via ces sources externes. Dans certains cas, l’organisme de cuisines collectives Les Tabliers en Folie transfère des données personnelles sur la base d’avantages économiques et techniques associés aux utilisations suivantes : ● Google Analytics. Le site web recueille des informations sur votre navigation. La société qui exploite Google Analytics est Google LLC 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, California 94043, USA. L’utilisateur peut consulter la politique de confidentialité et d’autres aspects juridiques de ladite société via le lien suivant : https://policies.google.com/privacy.
13. Conservation des renseignements personnels
L’organisme de cuisines collectives Les Tabliers en folie garde les données collectées pendant une période de 7 ans. Durant la période de conservation, l’organisme prend des mesures physiques et techniques pour s’assurer de la sécurité des renseignements personnels détenus.
Une fois la période de conservation expirée, les renseignements personnels sont détruits. Seuls les statistiques ou rapports contenant des données dépersonnalisées et anonymisées pourront être conservés pour une période prolongée.
Personne responsable de la conformité :
Pour toute question, pour formuler des commentaires ou pour émettre une plainte au sujet de cette politique, il est possible de communiquer avec la personne responsable de veiller au respect de cette politique de confidentialité :
Myriam Campeau
Directrice,
Tabliers en folie, Cuisines collectives du Val-Saint-François
421 Principale nord, Richmond J0B 2H0
Téléphone : 819-826-6517
Courriel : info@tabliersenfolie.org
Politique de confidentialité adoptée par le Conseil d’administration des cuisines collectives Les Tabliers en folie le 17 octobre 2023.